Como he escrito en artículos anteriores, la planificación y la administración correcta de los recursos es bíblica, no son temas nuevos ni solo de este tiempo. Dentro de la planificación y la administración de los recursos, podemos citar el buen manejo de los inventarios. Mientras escribo este artículo, llega a mi memoria la historia de José (la que inicia como gobernador de Egipto).

Me imagino cómo José tuvo que desarrollar una estrategia para mantener el inventario que representaban los almacenes de granos. ¿Qué método habrá usado?, ¿Cómo llevaba el control? ¿Cómo identificaban los granos que tenían más tiempo?, ¿Cuáles debían salir primero?, la verdad es que no tengo idea para responder estas preguntas, de lo que sí estoy segura es de que alguna estrategia desarrolló.

Tanto en el pasado, como en la actualidad, la gestión adecuada de inventarios y el cierre de cuentas anuales son aspectos cruciales para la estabilidad financiera y operativa de cualquier empresa. Un inventario bien llevado no solo facilita la toma de decisiones estratégicas, sino que también optimiza la rentabilidad y el control de recursos. En este artículo, exploraremos la importancia de realizar inventarios, su correcta valoración y algunas herramientas clave para su gestión eficiente.

La importancia de los inventarios (parciales y anuales)

El inventario es el reflejo del capital inmovilizado en bienes y productos dentro de una empresa. Su correcta gestión permite minimizar pérdidas, mejorar la planificación de compras y optimizar la rentabilidad. Existen dos tipos principales de inventarios:

1.    Inventarios Parciales: Se realizan de manera periódica en áreas específicas de la empresa. Permiten detectar errores y optimizar el stock sin esperar al cierre anual.

2.    Inventarios Anuales: Son obligatorios para el cierre contable y fiscal de la empresa. Aseguran que las cuentas reflejen la realidad económica del negocio y facilitan la declaración de impuestos.

3.    Inventario continuo: También conocido como inventario perpetuo, es un sistema que permite a las empresas gestionar su inventario en tiempo real, mediante los procesos de compras y ventas. Se realizan mediante Software de Gestión o ERP.

4.    Inventario físico: Es el conteo de los productos que hay en un almacén o empresa. Se realiza para comparar las existencias reales con las registradas en el sistema.

Un inventario mal gestionado puede derivar en problemas financieros, pérdidas de mercancía y desajustes en la contabilidad. Por ello, es clave establecer procedimientos de revisión y actualización periódica.

Cómo valorar los inventarios

La correcta valoración del inventario es fundamental para la contabilidad y la toma de decisiones. Existen diversos métodos de valoración:

1.    Método FIFO (First In, First Out): Se asume que los productos más antiguos en el inventario son los primeros en venderse. Es ideal para empresas con productos perecederos.

2.    Método LIFO (Last In, First Out): Se considera que los productos más recientes son los primeros en venderse. Puede ser útil en contextos inflacionarios, aunque su uso está restringido en algunos países.

3.    Precio Medio Ponderado: Calcula el valor del inventario dividiendo el coste total entre la cantidad total de productos. Es un método equilibrado para empresas con fluctuaciones en los costos.

4.    Coste Específico: Se aplica cuando los productos tienen características únicas o alto valor unitario, como en el sector automotriz o joyería.

Elegir el método adecuado depende del tipo de negocio, la normativa contable y la estrategia fiscal de la empresa.

Herramientas y estrategias para una gestión eficiente

Para optimizar la gestión de inventarios, las empresas pueden apoyarse en diversas herramientas y estrategias:

• Software de gestión de Inventarios: Programas como SAP, Odoo, o QuickBooks permiten automatizar registros y minimizar errores humanos.
• Códigos de Barras y RFID: Facilitan el seguimiento del stock en tiempo real y reducen pérdidas por extravío o robo.
• Análisis ABC: Clasifica los productos en función de su importancia financiera (A: productos clave, B: productos intermedios, C: productos de menor valor) para optimizar el control y la reposición.
• Just in Time (JIT): Minimiza el inventario almacenado al recibir productos solo cuando son necesarios para la producción o venta.
• Revisión Periódica y Auditorías Internas: Garantizan la precisión del inventario y previenen fraudes o errores administrativos.

Conclusión

Una correcta gestión de inventarios y un cierre de cuentas anuales riguroso no solo garantizan la estabilidad financiera, sino que también fortalecen la competitividad de la empresa. Implementar buenas prácticas, apoyarse en herramientas tecnológicas y realizar valoraciones adecuadas son pasos esenciales para una administración eficiente. Los empresarios que logren integrar estos procesos en su operativa diaria obtendrán mayor control y previsión sobre su negocio, facilitando el crecimiento sostenible y la optimización de recursos.

¡Éxitos!

Digna Paulino es autora, coach, asesora y educadora y planificadora de financiera de calidad. Es fundadora & CEO de Equipa, BP Consultoría y Liderando tus Finanzas.