Cómo construir un presupuesto y cómo cumplirlo: una guía paso a paso
Exploraremos cómo construir un presupuesto sólido y cumplirlo, partiendo de la premisa de que lo que no se mide no se puede mejorar.
"Porque, ¿quién de vosotros, queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los gastos, a ver si tiene lo que necesita para acabarla?" Lucas 14:28
Este pasaje de la Biblia, enfatiza la importancia de planificar y ser previsores antes de emprender cualquier proyecto, algo fundamental al construir y cumplir un presupuesto.
Gestionar las finanzas empresariales de manera efectiva es esencial para garantizar el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. Un presupuesto bien construido no solo permite planificar los ingresos y gastos, sino también mantener el control financiero y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
Creo fielmente en lo que nos enseña la biblia con este pasaje de Lucas, es por eso, que parte de mi propósito de vida es ayudar a empresarios y ciudadanos a crear el plan financiero empresarial y de vida mediante varias herramientas y una de ellas es el presupuesto. En mi libro Presupuesto Para Todos, publicado en el 2022, resalto la importancia de esta herramienta para el logro de los objetivos vitales. Es por eso que, en este artículo, exploraremos cómo construir un presupuesto sólido y cumplirlo, así como los factores clave a considerar y el uso de los KPIs para medir el rendimiento del mismo, partiendo de la premisa de que lo que no se mide no se puede mejorar.
¿Qué debemos tener en cuenta al construir un presupuesto?
El proceso de creación de un presupuesto empresarial no se limita a asignar cifras arbitrarias a diferentes categorías, sino, que requiere un análisis exhaustivo y una planificación cuidadosa. A continuación, te comparto los elementos fundamentales a tener en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto de la empresa. Estos elementos los puedes usar también en el presupuesto personal o familiar:
- Definir objetivos claros
Antes de comenzar a trabajar en el presupuesto, es crucial establecer los objetivos financieros y operativos de la empresa. ¿Se busca aumentar los ingresos, reducir costos, lanzar un nuevo producto o expandirse a nuevos mercados? Estos objetivos guiarán la asignación de recursos.
- Analizar los ingresos y gastos anteriores
Revisar el historial financiero de la empresa ayuda a identificar patrones, prever ingresos futuros y ajustar los gastos según las tendencias pasadas. Este análisis es bien importante, porque también revela áreas donde se pueden reducir costos sin comprometer la calidad.
- Estimar ingresos futuros
Proyectar los ingresos esperados es una parte crucial del presupuesto. Para ello, se deben considerar factores como la situación económica y las proyecciones del país para el año actual, la estacionalidad, el comportamiento del mercado y las iniciativas de ventas y marketing planificadas. De igual manera, identificar oportunidades que se pueden aprovechar para incursionar en otros nichos de mercado, expansión o nuevos productos, sin dejar de lado el análisis de las amenazas que puedan incidir en una posible reducción o fluctuación de los ingresos.
- Categorizar los gastos
Divida los gastos en fijos (alquiler, salarios) y variables (marketing, suministros). Esto facilita priorizar lo esencial y ajustar lo secundario en caso de cambios en los ingresos.
- Crear un fondo de contingencia
Un presupuesto eficaz debe incluir un fondo destinado a imprevistos, como fluctuaciones del mercado o emergencias. Este fondo asegura la estabilidad financiera ante eventos inesperados.
Estrategias para cumplir con el presupuesto
Un presupuesto no es útil si no se implementa correctamente. Para ello, es importante implementar estrategias clave para garantizar su cumplimiento. Comparto algunas de las que estrategias que hemos implementado y hemos recomendado a nuestros clientes y que, hasta el momento nos han dado excelentes resultados:
- Comunicar el presupuesto al equipo
Asegúrate de que todos los miembros de la empresa comprendan el presupuesto y su importancia. La transparencia fomenta el compromiso y la responsabilidad.
- Monitorear los gastos en tiempo real
Utiliza herramientas digitales para rastrear los gastos y compararlos con el presupuesto en tiempo real. Esto permite detectar desviaciones a tiempo y tomar medidas correctivas.
- Revisar y ajustar periódicamente
El entorno empresarial está en constante cambio. Revisar el presupuesto mensualmente o trimestralmente permite adaptarlo a nuevas circunstancias y mantenerlo relevante.
- Fomentar una cultura de eficiencia
Inculcar una mentalidad de ahorro y eficiencia en todos los niveles de la empresa ayuda a minimizar los gastos innecesarios y a optimizar los recursos.
¿Cómo utilizar los KPIs para medir y cumplir el presupuesto?
Los indicadores clave de desempeño (KPIs) son herramientas fundamentales para evaluar el progreso hacia los objetivos financieros y asegurar que se está cumpliendo el presupuesto. Recuerda que lo que no se mide no se puede mejorar. Te muestro cómo utilizarlos:
- Seleccionar los KPIs adecuados
Elige KPIs que se alineen con los objetivos de tu presupuesto. Algunos ejemplos comunes incluyen:
- Margen de beneficio neto: mide la rentabilidad después de deducir todos los gastos.
- Ratio de liquidez: evalúa la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.
- Gastos operativos como porcentaje de los ingresos: ayuda a controlar los costos operativos en relación con los ingresos generados.
- Ciclo de conversión de efectivo: mide la eficiencia en la gestión del efectivo, desde la compra de inventario hasta el cobro de ventas.
- Establecer metas y umbrales
Asigna objetivos específicos para cada KPI. Por ejemplo, podrías fijar un margen de beneficio neto del 15% o reducir los gastos operativos en un 10% respecto al año anterior. Además, define umbrales que indiquen posibles problemas si se superan.
- Supervisar y analizar regularmente
Evalúa los KPIs de manera regular (semanal, mensual o trimestral, según corresponda). Esto permite identificar áreas de mejora y realizar ajustes en tiempo real para mantener el presupuesto bajo control.
- Usar dashboards financieros
Las herramientas de visualización de datos, como dashboards, hacen que el seguimiento de los KPIs sea más intuitivo y accesible. Estos paneles muestran el rendimiento financiero en tiempo real, facilitando la toma de decisiones.
Beneficios de un presupuesto bien gestionado
Un presupuesto eficaz no solo mejora la salud financiera de la empresa, sino que también genera confianza entre los inversores, empleados y otras partes interesadas. Además, fomenta una cultura organizacional orientada a la eficiencia y la responsabilidad.
El presupuesto es tan importante, porque al cumplir con una ejecución eficiente, las empresas también pueden:
- Identificar oportunidades de inversión.
- Minimizar el riesgo financiero.
- Asegurar un flujo de caja estable.
Conclusión
Construir y cumplir un presupuesto empresarial es un proceso esencial para garantizar el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. Al considerar factores clave como la definición de objetivos, el análisis de datos financieros pasados y la inclusión de un fondo de contingencia, los empresarios pueden crear presupuestos sólidos. Además, el uso de KPIs adecuados permite medir el progreso y realizar ajustes en tiempo real.
En un entorno empresarial competitivo, la planificación financiera y la disciplina en la gestión del presupuesto no son solo una ventaja, sino una necesidad. Con las estrategias y herramientas adecuadas, tu empresa puede alcanzar nuevos niveles de eficiencia y rentabilidad.
¡Éxitos!
Digna Paulino es Autora, Coach, Asesora y Educadora y Planificadora de Financiera de Calidad. Fundadora & CEO – Equipa, BP Consultoría y Liderando tus Finanzas.
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